Biasanya di saat rapat ada notulen atau bagian penting yang biasa ditulis dalam rapat atau pertemuan. Dalam bahasa Inggris sebutan notulen adalah minutes. Tulisan ini memiliki tujuan dan manfaat penting dalam sebuah meeting/pertemuan.
Nah, catatan singkat terkait jalannya persidangan, rapat, atau presentasi, beserta apa yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya harus dilakukan agar bisa menyambung pembahasan tersebut ke meeting atau pertemuan berikutnya.
Demikian juga saat kita meeting melalui G-Meet atau Zoom. Kita juga membutuhkan notulen tersebut.
Untuk mempermudah kita bisa buat catatan rapat di Google Docs.
Jika Anda adalah pencatat yang ditunjuk untuk rapat, ini bisa menjadi langkah mudah untuk membuat dokumen dengan cepat, menandai siapa yang ada di sana dan mulai mencatat catatan dan item tindakan. Kemudian, pada akhirnya, Anda perlu mencari cara untuk membersihkan informasi tersebut dan membaginya dengan sesama peserta — idealnya di suatu tempat yang dapat mereka temukan dengan mudah kapan pun mereka membutuhkannya.
Template catatan rapat Google Dokumen dapat menangani semua langkah tersebut untuk Anda. Hanya dengan beberapa klik di komputer, Anda akan mendapatkan template khusus yang menarik detail dari acara Google Kalender yang Anda pilih — termasuk tanggal, judul, dan peserta rapat. Template juga akan memasukkan bagian tertentu untuk catatan dan item tindakan (dengan daftar periksa yang memuaskan untuk mencoret tugas yang sudah selesai).
Berikut cara menyiapkan template catatan rapat di Google Docs:
1. Buka Google Doc baru atau yang sudah ada di komputer Anda.
2. Ketik “@” di Dokumen.
3. Pilih “Catatan rapat” dari bagian “Blok Susun”.
4. Menu drop-down acara dari Kalender Google Anda akan muncul. Klik acara yang ingin Anda catat. Jika acara yang Anda cari tidak ada, mulailah mengetik namanya setelah simbol “@” untuk menemukannya
Setelah langkah tersebut, ada beberapa cara berbeda untuk membagikan Dokumen sehingga setiap orang dapat menyumbangkan catatan selama rapat atau mengaksesnya nanti dengan mudah:
1. Munculan di sebelah kanan Dokumen akan menanyakan apakah Anda ingin berbagi catatan dengan peserta lain. Untuk memberikan akses, klik "Bagikan" (atau "Bagikan & lampirkan" jika Anda pemilik rapat — tindakan ini juga akan melampirkan catatan langsung ke acara).
2. Jika Anda lebih suka memasukkan catatan rapat langsung ke email sesudahnya, Anda dapat dengan mudah memindahkannya ke Gmail. Di sebelah kiri tanggal dan judul rapat di Dokumen, klik ikon amplop, yang bertuliskan "Email catatan rapat" saat Anda mengarahkan mouse ke atasnya. Anda juga dapat mengeklik tiga titik di sebelah ikon tersebut dan memilih “Email meeting notes.” Opsi mana pun akan membuat draf di Gmail yang dapat Anda edit dan kirim kapan pun Anda siap.
Sangat mudah kan?
Informasi tersebut bisa juga Anda lihat di blog Google berbahasa Inggris: https://blog.google/products/workspace/google-docs-meeting-notes/.
Lihat lebih banyak cara menggunakan templat catatan rapat Google Dokumen, termasuk cara membuat dan melampirkannya ke rapat langsung dari Google Kalender. Dan saat Anda melakukannya, pelajari cara lain agar Dokumen dapat membantu Anda menghemat waktu .
Semoga bermanfaat ya.
